Sistem Manajemen Basis Data

• ORGANISASI DATA

Perusahaan sering kali membutuhkan komputer untuk memecahkan masalah yang sama, dengan input yang berbeda, secara berulang kali. Perusahaan menyimpan data dalam jumlah besar di sistem informasi  berbasis komputernya hanya karna perusahaan tersebut melakukan banyak transaksi bisnis. Agar dapat menggunakan data dan terhindar dari kekacauan , konsep "data" telah dipecah dan dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep data yang lebih kecil akan menyediakan balok-balok pembangun yang dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisir dan dapat diakses.

1.HIERARKI DATA  

Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record, dan record yang bergabung untuk membentuk file. Field data adalah unit data yang terkecil, mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari komputer pada satu waktu. Record adalah suatu koleksi field-field data yang saling berhubungan. File adalah koleksi record yang saling berhubungan seperti satu file dari seluruh record yang berisi field-field kode mata kule.liah dan namanya. Basis data adalah sekumpulan file. Definisi umum dari basis data adalah bahwa basis data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis komputer sebuah perusahaan. Definisi basis data yang lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data yang berada dibawah kendali peranti lunak sistem manajemen basis data.

 2. SPREADSHEET SEBAGAI BASIS DATA SEDERHANA 

Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet. Kolom-kolom dalam spreadsheet mencerminkan field-field data sedangkan judul kolom berisi nama-nama field data. Baris-baris dalam tabel berisi nilai-nilai field. Struktur basis data relasional (relational database structure), secara konseptual serupa dengan sekumpulan tabel-tabel yang saling berhubungan.

3.FLAT FILES

File datar (flat file) adalah suatu tabel yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Kolom-kolom yang berulang melanggar persyaratan bagi flat file. Alasan dari sebuah tabel harus menjadi flat file adalah karena komputer membaca field-field data dari suatu record secara berurutan. Ketika urutan-urutan ini bukan merupakan suatu urutan yang konstan, komputer tidak akan dapat membaca record dengan benar. Alasan kedua untuk flat file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisasi . Normalisasi (normalization) adalah suatu proses informasi relasional untuk menghapus field-field data yang berulang (redundant) sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk menambah, mengubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan.

  

4.FIELD-FIELD KUNCI

Kunci(key) di dalam suatu tabel adalah satu field (atau kombinasi field) yang berisi satu nilai yang secara unik mengidentifikasi masing-masing record di dalam tabel. Beberapa tabel memungkinkan memiliki dua field yang merupakan kandidat untuk menjadi kunci. Kandidat kunci (key candidate) adalah sebuah field yang secara unik mengidentifikasi masing-masing baris. 

5.TABEL-TABEL YANG BERHUBUNGAN

Tabel-tabel tersebut berbagi satu field yang sama, yaitu Kode, dan nilai field Kode menentukan baris-baris mana di dalam tabel yang tergabung secara logis. Terkadang tabel-tabel yang pada awalnya berdiri sendiri belakangan dapat diminta untuk digabungkan.

•  STRUKTUR BASIS DATA

Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efesien. Sistem Manajemen Basis Data (DBMS) adalah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan di antara data di dalam basis data, dan nama-nama formulir, jenis-jenis data, angka di belakang desimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya.

 

 1. STRUKTUR BASIS DATA HIERARKIS

Sistem manajemen basis data yang pertama IDS (Integrated Data Store) dikembangkan oleh GE pada tahun 1964. Sistem manajemen basis data IDS mengikuti struktur basis data hierarkis. Struktur hierarkis ini dibentuk oleh kelompok-kelompok data, sub kelompok, dan beberapa sub kelompok lagi. Struktur hierarkis bekerja dengan baik pada sistem pemrosesan transaksi yang melakukan tugas-tugas seperti pengendalian persediaan, entri pesanan, piutang dan utang dagang. Struktur hierarkis menjadi populer karna memanfaatkan sumber daya komputer secara efisien

2. STRUKTUR BASIS DATA JARINGAN

Struktur ini dikembangkan untuk memungkinkan penarikan record-record tertentu. Memungkinkan satu record tertentu menunjuk pada semua record lainnya. 

3. STRUKTUR BASIS DATA RELASIONAL

Struktur ini terlihat seperti sekumpulan tabel-tabel yang mirip seperti tabel-tabel spreadsheet dan relasi antar tabel bersifat implisit. Relasi implisit dapat secara tidak langsung berasal dari data. Ketika terdapat satu field(kolom) data yang sama dalam dua tabel, maka record(baris) dari kedua tabel tersebut akan dapat digabungkan ketika nilai-nilai field datanya sama.

• CONTOH BASIS DATA RELASIONAL 

 1. Basis Data Jadwal

 2. Konsep Basis Data

• MEMBUAT BASIS DATA

1.  Menentukan Kebutuhan Data

Menentukan data yang perlu dikumpulkan dan disimpan adalah langkah penting dalam mencapai suatu sistem informasi berbasis komputer. Ada 2 pendekatan yaitu pendekatan yang berorientasi pada proses dan pemodelan perusahaan.

Ada 5 langkah dalam pendekatan yang berorientasi :

1. Mendefinisikan masalah

2. Mengidentifikasikan keputusan yang dibutuhkan

3. Menjabarkan kebutuhan informasi

4. Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan

5. Menentukan spesifikasi kebutuhan data

Pendekatan Pemodelan Perusahaan : mengambil keuntungan dari sudut pandang sumber daya data perusahaan yang luas. Jika perusahaan mengambil pendekatan ini, deskripsi dari seluruh data perusahaan disebut sebagai model data perusahaan. 

2. Teknik-Teknik Pemodelan Data

 Terdapat 2 teknik yaitu:

1. Diagram relasi entitas : digunakan untuk menguraikan hubungan antara kumpulan-kumpulan data konseptual sehingga record-record-nya yang saling terhubung akan dapat digabungkan bersama.

2. Diagram kelas : digunakan untuk menguraikan hubungan data maupun tindakan-tindakan yang mengoperasikan data di dalam relasi.

• MENGGUNAKAN BASIS DATA

1. Laporan dan Formulir  

 

Perbedaan Laporan dan Formulir :

a. Format pada formulir secara tipikal menampilkan satu record saja dalam satu waktu dan tidak memberikan ikhtisar data serta biasanya tidak melakukan agregasi data dari banyak tabel basis data.

b. Formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus atau memodifikasi record-record basis data.

  

1. Navigasi  : pengguna dapat melakukan navigasi dari satu record ke record berikutnya dengan mempergunakan baris navigasi yang berada di bagian bawah formulir.

2. Akurasi : formulir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat.

3. Konsistensi : hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel dipergunakan untuk menggabungkan record-nya ke tabel yang lain.

4. Penyaringan : setiap field dalam formulir dapat digunakan sebagai saringan (filter).

5. Subformulir : kombinasi formulir dan subformulir . Entri-entri ke dalam subformulir secara otomatis akan dihubungkan dengan record formulir. Subformulir membantu menjaga keakuratan dan konsistensi yang dibutuhkan dari data.

Laporan (reports) adalah data teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan membantu pengambilan keputusan.

2. Query

Query adalah suatu permintaan kepada basis data untuk menampilkan record-record yang dipilih. Query pada umumnya memilih field data dalam jumlah terbatas dan kemudian membatasi record-record yang ditampilkan berdasarkan satu kumpulan kriteria tertentu.

3. Bahasa Query Terstruktur

Bahasa query terstruktur atau Structured Query Language (SQL) adalah kode yang digunakan oleh sistem manajemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis data-nya. 

4. Pemrosesan Basis Data Lanjutan

Pemrosesan analitis on-line atau on-line analytical processing (OLAP) telah menjadi hal yang semakin umum dalam peranti lunak sistem manajemen basis data. Vendor-vendor memasukan fitur ini untuk memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistik cross-tabulation .

 

   

Read More

SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

·         PERUSAHAAN DAN LINGKUNGANNYA

  Model Sistem Umum Perusahaan

1.      Aliran Sumber Daya Fisik

Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahan baku, mesin dan uang. Ketika berada di dalam perusahaan, sumber daya fisik dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada para pelanggannya.

2.      Aliran Sumber Daya Virtual

Menggunakan data,informasi, dan informasi dalam bentuk keputusan.

3.      Mekanisme Pengendalian Perusahaan

Unsur-unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan operasinya sendiri, meliputi:

a.      Standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai tujuannya secara keseluruhan.

b.     Manajemen perusahaan.

c.      Suatu pemroses informasi yang mengubah data menjadi informasi.

4.      Lingkaran Umpan Balik

Terdiri atas sumber-sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu dimasukkan ke dalam pemroses informasi, yang mengubahnya menjadi informasi. Informasi ini kemudian diberikan kepada para manajer, yang melakukan pengambilan keputusan yang akan memengaruhi perubahan-perubahan yang dibutuhkan pada system fisik.

Perusahaan di dalam Lingkungannya

Unsur-unsur lingkungan ini adalah organisasi dan individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan. Ada 8 model unsur lingkungan:

a.     Pemasok (supplier)

b.    Pelanggan (customer)

c.    Serikat pekerja (labor union)

d.    Komunitas keuangan (financial community)

e.     Pemegang saham dan pemilik (stockholders and owners)

f.      Pesaing (competitor)

g.     Pemerintah (government)

h.     Komunitas global (global community)

Aliran Sumber Daya Lingkungan

Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan baku kepada pelanggan, aliran uang kepada pemegang saham, dan aliran bahan baku dari pemasok.

Aliran-aliran yang jarang terjadi meliputi aliran uang dari pemerintah (seperti untuk penelitian), aliran bahan baku kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan aliran pegawai kepada pesaing (karyawan yang “dibajak” oleh perusahaan lain.

·         Mengelola Aliran Sumber Daya Fisik – Manajemen Rantai Pasokan (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

adalah aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien.

Manajemen rantai pasokan terdiri dari aktivitas-aktivitas seperti berikut ini:

a.       Meramalkan permintaan pelanggan

b.      Membuat jadwal produksi.

c.       Menyiapkan jaringan transportasi.

d.      Memesan persediaan pengganti dari para pemasok.

e.      Menerima persediaan dari pemasok.

f.       Mengelola persediaan – bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi.

g.      Melakukan produksi.

h.      Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan.

i.        Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan.

Sistem informasi perusahaan dapat digunakan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitas di atas.

Sistem Elektronik : seiring dengan bergeraknya sumber daya melalui rantai pasokan, setiap tindakan akan dicatat dalam terminal computer yang terdapat di lokasi pemasok, di dalam area penerimaan perusahaan, di dalam area persediaan dan produksi perusahaan, di dalam area pengiriman perusahaan, di dalam kendaraan yang digunakan oleh transportir, dan di lokasi pelanggan.

Manajemen Rantai Pasokan dan Sistem Perencanaan Sumber Daya Usaha

-          Penggunaan sistem ERP dari vendor yang sama oleh para anggota di dalam rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran informasi rantai pasokan. Dalam hal perpindahan data dari satu anggota ke anggota yang lain akan terfasilitasi dan semua anggota akan dapat meraih keuntungan, tetapi anggota terkuat dari rantai pasokanlah yang biasanya akan menerima keuntungan terbesar.

·         Keunggulan Kompetitif (competition advantage)

Mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar.

Rantai Nilai Porter

-          Porter yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai (value chain) dan Margin adalah nilai dari produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi harga pokoknyam seperti yang diterima oleh pelanggan perusahaan. Meningkatkan margin adalah tujuan dari rantai nilai.

-          Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan apa yang disebut oleh Porter sebagai aktivitas nilai (value activities). Aktivitas ini terdiri dari dua jenis: utama dan pendukung.

-          Aktivitas nilai utama (primary value activities) meliputi logistik input yang mendapatkan bahan baku dan persediaan dari pemasok, operasi perusahaan yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi, logisitik output yang memindahkan barang kepada pelanggan, operasi pemasaran dan penjualan yang mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan mendapatkan pesanan, dan aktivitas-aktivitas jasa yang menjaga hubungan pelanggan yang baik setelah penjualan. 

-          Aktivitas nilai pendukung (suppor value activities) meliputi infrastruktur perusahaan. 3 aktivitas akan mempengaruhi aktivitas utama secara terpisah maupun dalam bentuk terkombinasi yaitu manajemen sumber daya manusia, pengembangan teknologi, dan pengadaan (atau pembelian).

Memperluas Ruang Lingkup Rantai Nilai : Manajemen harus waspada terhadap tambahan keunggulan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan ke rantai nilai organisasi lain; kaitan seperti ini dapat menghasilkan suatu sistem interorganisasional (interorganizational system – IOS).

Dimensi-Dimensi Keunggulan Kompetitif

a1.    Keunggulan Strategis (strategic advantage)

Keunggulan yang memiliki dampak fundamental dalam membentuk operasi perusahaan.

Contoh : suatu perusahaan mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (browser Web) guna berbagi dengan sekutu-sekutu bisnis dari pelanggannya.

b2.  Keunggulan Taktis (tactical advantage)

Keunggulan taktis didapatkan ketika perusahaan mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik daripada pesaingnya.

Contoh : layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menawarkan kepada pelanggan akses langsung ke informasi.

c3.  Keunggulan Operasional (operational advantage)

Keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari.

·         Tantangan Dari Pesaing-Pesaing Global: Perusahaan multinasional adalah perusahaan yang beroperasi lintas produk,pasar,negara, dan budaya. Perusahaan multinasional terdiri atas perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak perusahaan tersebut dapat tersebar secara geografis, dan masing-masing dapat memiliki sasaran,kebijakan dan prosedurnya sendiri 

Kebutuhan Khusus untuk Pemrosesan Informasi di Perusahaan Multinasional

Kebanyakan eksekutif perusahaan multinasional menyadari bahwa mereka akan dapat mengatasi pengaruh lingkungan dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Kebutuhan Khusus untuk Koordinasi di Perusahaan Multinasional

Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis atas operasinya di seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang terkoordinasi secara global, tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam perekonomian internasional.

Keuntungan Koordinasi

a.       Fleksibilitas dalam merespons pesaing di berbagi negara dan pasar.

b.      Kemampuan untuk merespons perubahaan yang terjadi di satu negara pada satu negara lain – atau satu wilayah dalam satu negara lain.

c.       Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia.

d.      Kemampuan untuk berbagi pengetahuan antarunit di berbagi negara.

e.       Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan.

f.       Peningkatan efesiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

g.      Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga bagaimana produk diproduksi dan didistribusikan.

·   TANTANGAN DALAM MENGEMBANGKAN SISTEM INFORMASI GLOBAL

Adalah suatu sistem informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas negara. Berikut ini adalah beberapa kendala yang harus diatasi oleh pengembang GIS (sistem infomasi global – global information system).

Kendala-kendala Politis

Kendala yang umum adalah akses yang terbatas ke komunikasi berkecepatan tinggi. Karna infrastruktur telepon biasanya dimiliki dan dioperasikan oleh pemerintah dan bukannya perusahaan swasta.

Rintangan Budaya dan Komunikasi

1.      Pembatasan Pembelian dan Impor Peranti Kas

2.      Pembatasan Pemrosesan Data

3.      Pembatasan Komunikasi Data

Masalah – Masalah Teknologi

Di beberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak tersedia, sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik. Sirkuit telekomunikasi sering kali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan yang rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk, serta peranti lunak juga dapat menjadi masalah.

· MANAJEMEN PENGETAHUAN

Sumber Daya Informasi sebuah perusahaan terdiri atas:

a.       Peranti keras komputer.

b.      Peranti lunak komputer.

c.       Spesialis informasi.

d.      Pengguna

e.       Fasilitas

f.       Database

g.      Informasi

Semua aktivitas manajer – mengakuisisi data, memproses data menjadi informasi, menggunakan dan mengkomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif, dan menghapus informasi pada waktu yang tepat disebut manajemen pengetahuan (knowledge management).

Dimensi Informasi

a.       Relevansi               : dianggap relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi.

b.      Akurasi                  : seluruh informasi seharusnya akurat.

c.       Ketepatan waktu   : informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada.

d.      Kelengkapan         : para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya.

Sifat Manajemen Pengetahuan yang Berubah-ubah

a.       Sistem Informasi Warisan             : mereka yang mengelola dan mengendalikan informasi di  dalam suatu perusahaan modern harus menyadari keterbatasan dari teknologi-teknologi lampau. Sistem informasi awal serta peranti lunak dank eras yang tidak sesuai atau hanya sesuai secara parsial dengan teknologi informasi terkini disebut sebagai sistem warisan (legacy systems).

b.      Manajemen Gambar                      : foto-foto digital dari cetakan dapat disimpan sebagai file-file komputer yang dapat dijadikan referensi oleh sistem informasi perusahaan saat ini. Terdapat peranti lunak computer khusus yang akan menerjemahkan gambar data teks dan numeric menjadi sebuah file pengolah kata.

·   PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA INFORMASI

Chief Information Officer dan Chief Techonology Officer adalah manajer dengan tingkat tertinggi di layanan informasi. Orang ini akan menyumbangkan keahlian manajerialnya dalam memecahkan masalah-masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan informasi saja, melainkan juga area-area operasi perusahaan lainnya. CIO atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-saran berikut ini:

a.       Meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari pula bisnisnya, bukan hanya teknologinya saja.

b.      Secara aktif mencari kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini-jangan menunggu untuk diundang.

c.       Fokus pada perbaikan proses bisnis.

d.      Menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis.

e.       Membangunkan kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

f.       Terbuka ide-ide yang berasal dari luar bidang IS.

Perencaan Strategis bagi Perusahaan , Komite Eksekutif kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaan strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang paling minimum, komite eksekutif terdiri atas presiden dan wakil presiden bidang-bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana bisnis strategis organisasi.

Rencana Strategis untuk Area-Area Bisnis : Pendekatan SPIR (Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi (strategic planning for information resources – SPIR)) adalah pengembangan rencana strategis secara paralel bagi layanan informasi dan perusahaan sehingga rencana perusahaan akan mencerminkan dukungan yang akan diberikan oleh layanan informasi. Rencana IS akan mencerminkan permintaan dukungan sistem di masa mendatang.

Read More